GTD vs OKR 时间管理思考

前言

自从进入了研究生以后,时间就开始严重不够用了。虽然已经把玩游戏,刷微博看八卦这种纯粹浪费时间的事情全部去掉了,但是每天仍然被做不完的事情所充斥着。

陪家人和女票(已经没了)的时间变得非常的少,同时觉得获得的知识摄入量也没有因此大量提升,个人觉得自己进入了吴军老师说的假忙碌状态。于是总结了以下两点原因:

  1. 事情安排出了问题 做了大量不重要但紧急的事情,导致重要不紧急的事情没有做,最终导致 deadline的时候,被各种重要紧急的事情压破,紧张感导致了工作效率的下降,最终导致恶性循环。
  2. 个人能力问题 时间的掌控,和身体的健康状况。个人不能做到到了指定的时间就立刻停止手头的事情。总会延长一点占用两个事件之间的休息时间,直接导致下一个任务过度劳累,效率下降。同时多次因为各种“事情”压迫了自己读书和健身的时间,这点长远来看是非常不好的。

时间管理原则

这一部分是在使用 Things 作为自己的时间管理工具的第三个年头的回顾总结。中间发生了很多的事情,让我对于时间管理的意义进行了反思。这部分的内容的思想主要来源于万维钢老师的精英日课中《生活黑客》部分的启发。在开始总结自己的时间管理原则的之前,我需要问自己一个问题,我为什么要进行时间的量化管理?这个问题的答案很简单,提升时间效率。那么为什么要提高时间效率,现在的回答是需要提升自我与所做事项的把控感,以提升日常的幸福指数。

但是事与愿违,我的生活幸福感最终并没有变高,还一定程度上间接的失去了某些重要的人,成为了室友口中的工作狂,同时在前言(研一时)写的问题却没有解决,只是每天做的事情变多了仅此而已。我觉得问题出现在了,使用中过于走形式而忽略了真正重要的部分。

在万维钢老师中的精英日课中对于 GTD 有一个很精辟的整理,GTD 实际有用的原因如下:

  • 确定重要不紧急的事情被合理的做了 (要事优先)
  • 减少任务切换的消耗,提升效率
  • 外置任务到工具中,减少大脑的负担(脑子是用来思考的不是用来记忆的)
  • 看到重要的事情被做完减少焦虑感

内容很正确,但是有个很隐性的问题,你如何确定什么事情是重要不紧急的时间,如何拆解你的最终目标。这是一个非常高阶的技能,如果不解决就会出现以下在我身上发生的事情:

我计划完成毕业论文需要 A B C D 三个步骤,每个步骤 3 小时。然后在做完了 A 后,发现还有 E 这个步骤,于是我加了进去。之后在完成了 C 之后,发现导师要求我对于 A B 进行重写,然后以此循环,整个事件进入了不可控的状态。于是上述减少焦虑感就完全没有作用了。

那么究竟应该如何做呢,我只是一个非常普通的研究生而已,不能指望自己成为一个大佬,什么事情面面俱到完全掌握,安排得体。方法也很简单,就是从能掌控的事情开始分割。完成 ACMMM 论文这个大事情我掌握不了,但是我可以切分为更细粒度的事情,比如写出 ver0.1 版本的 Abstract,完成朋友提示的扩展实验等等,随着经验的增加,慢慢的我相信可掌握的项目会越来越大。

随着项目的减少,那么宏观的把我就降低了,我该如何把我的重要不紧急的事情顺利完成,并获得幸福感呢。这个就要引入 OKR 的概念,OKR 是 Google 家用于让员工全体针对某一共同目标进行自下而上努力的工具。有大佬说,这个工具不适用于个人,但是实际上来说,它具有锻炼个人思考的功效,以及提供我们自信心的功效。

OKR 思想

关于细节的部分我就不说了,网上有很多。在我的个人博客里也专门介绍过一次。这里只谈谈我个人的理解。OKR 应该这么读,O / KR。白话讲,O 就是你的目标,一个你心心相念的目标,一个你觉得完成了就能幸福的目标,可长期可短期。而 KR 就是衡量你是否完成这个 O 的指标。你看这里就完成了确立目标和目标分析的两个步骤。而长期目标(年度),短期目标(月或者季度)和超短期(月)则形成了一种递推的关系。举个例子如下:(当然同期我还有其他的 O)

  • UR (3 年的目标)保证高质量生活题哦啊见下,有闲钱完成自己想做的事情
    • KR 1 → 杭州拥有一套房子(并能够一把付完) + 月现金流 2w (年收入 40w)
    • KR 2 → 有能力用计算机技术帮助部分人从重复劳动中解放出来,让人专注与创新
  • O (季度目标) 获得上升专业领域的算法岗入场劵
    • KR 1 → 获得上升行业的算法暑期实习
    • KR 2 → 通过 Google 的 KictStart
    • KR 3 → 完成导师给出的论文要求,让老师同意实习
  • O (月目标) 完成 ACMMM 的论文投递 (反面事例,这个 O 是任务而不是目标)
    • KR 1 → 完成老师认可的 Abstract 和 Introduction
    • KR 2 → 在 Exp 中体现自己的模型的XXXX (保密)
    • KR 3 → 全文无语法错误,书写符合科技论文的要求

这么做提高了容错率,也给了你提供了矫正的机会。如果这次的短期 OKR 设置的不好,偏离了路线,问题不大,下个月修正就好了。你看,这么做还进行了风险控制。值得强调的是 OKR 是一种强人的工具,他要求你不停的去挑战自我,完成目标的 70%,低了表示你高估了自己的能力或发生了没考虑到的问题,低了表示你过于安于现状,或者低估了自己。

GTD 时间管理

那么这些和 GTD 有什么关系呢。我们可以看到,GTD 是完成任务,而 OKR 是相对更高层的规划。同时 OKR 中的每一项又有着自己的 DDL。这就很适合和 GTD 结合。

Things APP 的设计理念:(你可以用自己趁手的工具)

  • Things 的作用 1:收集任务,结合 shortcut 收集网页,自己脑子一闪而过的想法
  • Things 的作用 2:外置内容,让过去的我来计划好未来的我的内容
  • Things 的作用 3:让我划分任务到当前 OKR 中间的任务,任务集中于完成我的周期目标

GTD 的工作流如下:

  1. 准备工作:日常经常反思(至少一个月一次),查看自己是否按照制定的 OKR 在前进,将 KR 的目标在 Things 中设定为项目区域(左侧的小方框)。这么做代表着责任的划分,代表着我要做的事情是为了完成某项 KR。为了不成为工作狂,我在左侧还加入了爱好这一责任分区。
  2. 早晨:查看当天要做的内容 -> 在 Things 这个软件中的今天栏目(一件一件往下做) 原则为:这个列表只能添加,不能重新回到其他列表
  3. 晚上:查看当天完成的内容,并准备第二天的内容 -> 在 Things 的左侧项目栏目中选择任务 原则为:
    • 根据情况选择不同项目区域中的任务加入当天列表,并预估完成所需时间
    • 查看当天任务完成情况,包含不同实际用时和预测用时番茄数的差别,查看当天的时间分配是否合理
  4. 其他时间:快速添加脑子中闪过要做的事情添加到收集栏目中 -> 通过手机或电脑添加任务到 things 收件箱中 原则为:
    • 快速,准确的描述想要做的任务即可
    • 在等电梯等零碎时间,查看收件箱的内容对收件箱进行如下6个操作
      1. 删除:一时冲动加进来的,现在看起来毫无价值
      2. 将来 / 可能:这些事情将来可能去做,但不会现在做,就加入到 Things 的 Sometime 中,每天晚上看看要不要加入到当天列表。
      3. 等待。这件事情需要派别人完成,就立刻去做,然后加上一个时间提醒(Things 会自动移出 Inbox)。
      4. 下一步行动。如果需要亲自完成,若为 2 分钟以内能做完的,立刻做完,若两分钟以上,移到当天要做的任务中
      5. 下一步行动中很复杂的任务,移动到对应的项目区域,之后定期回顾处理

其他注意事项

  1. 注意自己的时间颗粒度,即分配时间的时间块,从半小时做起,慢慢减少。
  2. 注意自己的时间中,学习,生活,身体管理,这三方面的平衡。
  3. 注意自己在每个时间块中间的时间利用率

ChangeLog

  • 2018-11-27 : 初次总结
  • 2020-05-08:添加新的思考,融入 OKR 思想
  • 本文作者: Author:DeamoV
  • Github:https://github.com/VDeamoV
  • Email:vincent.duan95@outlook.com
  • 本文链接: Artical: GTD vs OKR 时间管理思考
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