GTD vs OKR 时间管理思考

前言

自从进入了研究生以后，时间就开始严重不够用了。虽然已经把玩游戏，刷微博看八卦这种纯粹浪费时间的事情全部去掉了，但是每天仍然被做不完的事情所充斥着。

陪家人和~~女票（已经没了）~~的时间变得非常的少，同时觉得获得的知识摄入量也没有因此大量提升，个人觉得自己进入了吴军老师说的假忙碌状态。于是总结了以下两点原因：

事情安排出了问题做了大量不重要但紧急的事情，导致重要不紧急的事情没有做，最终导致 deadline的时候，被各种重要紧急的事情压破，紧张感导致了工作效率的下降，最终导致恶性循环。
个人能力问题时间的掌控，和身体的健康状况。个人不能做到到了指定的时间就立刻停止手头的事情。总会延长一点占用两个事件之间的休息时间，直接导致下一个任务过度劳累，效率下降。同时多次因为各种“事情”压迫了自己读书和健身的时间，这点长远来看是非常不好的。

时间管理原则

这一部分是在使用 Things 作为自己的时间管理工具的第三个年头的回顾总结。中间发生了很多的事情，让我对于时间管理的意义进行了反思。这部分的内容的思想主要来源于万维钢老师的精英日课中《生活黑客》部分的启发。在开始总结自己的时间管理原则的之前，我需要问自己一个问题，我为什么要进行时间的量化管理？这个问题的答案很简单，提升时间效率。那么为什么要提高时间效率，现在的回答是需要提升自我与所做事项的把控感，以提升日常的幸福指数。

但是事与愿违，我的生活幸福感最终并没有变高，还一定程度上间接的失去了某些重要的人，成为了室友口中的工作狂，同时在前言（研一时）写的问题却没有解决，只是每天做的事情变多了仅此而已。我觉得问题出现在了，使用中过于走形式而忽略了真正重要的部分。

在万维钢老师中的精英日课中对于 GTD 有一个很精辟的整理，GTD 实际有用的原因如下：

确定重要不紧急的事情被合理的做了（要事优先）
减少任务切换的消耗，提升效率
外置任务到工具中，减少大脑的负担（脑子是用来思考的不是用来记忆的）
看到重要的事情被做完减少焦虑感

内容很正确，但是有个很隐性的问题，你如何确定什么事情是重要不紧急的时间，如何拆解你的最终目标。这是一个非常高阶的技能，如果不解决就会出现以下在我身上发生的事情：

我计划完成毕业论文需要 A B C D 三个步骤，每个步骤 3 小时。然后在做完了 A 后，发现还有 E 这个步骤，于是我加了进去。之后在完成了 C 之后，发现导师要求我对于 A B 进行重写，然后以此循环，整个事件进入了不可控的状态。于是上述减少焦虑感就完全没有作用了。

那么究竟应该如何做呢，我只是一个非常普通的研究生而已，不能指望自己成为一个大佬，什么事情面面俱到完全掌握，安排得体。方法也很简单，就是从能掌控的事情开始分割。完成 ACMMM 论文这个大事情我掌握不了，但是我可以切分为更细粒度的事情，比如写出 ver0.1 版本的 Abstract，完成朋友提示的扩展实验等等，随着经验的增加，慢慢的我相信可掌握的项目会越来越大。

随着项目的减少，那么宏观的把我就降低了，我该如何把我的重要不紧急的事情顺利完成，并获得幸福感呢。这个就要引入 OKR 的概念，OKR 是 Google 家用于让员工全体针对某一共同目标进行自下而上努力的工具。有大佬说，这个工具不适用于个人，但是实际上来说，它具有锻炼个人思考的功效，以及提供我们自信心的功效。

OKR 思想

关于细节的部分我就不说了，网上有很多。在我的个人博客里也专门介绍过一次。这里只谈谈我个人的理解。OKR 应该这么读，O / KR。白话讲，O 就是你的目标，一个你心心相念的目标，一个你觉得完成了就能幸福的目标，可长期可短期。而 KR 就是衡量你是否完成这个 O 的指标。你看这里就完成了确立目标和目标分析的两个步骤。而长期目标（年度），短期目标（月或者季度）和超短期（月）则形成了一种递推的关系。举个例子如下：（当然同期我还有其他的 O）

UR （3 年的目标）保证高质量生活题哦啊见下，有闲钱完成自己想做的事情
- KR 1 → 杭州拥有一套房子（并能够一把付完） + 月现金流 2w （年收入 40w）
- KR 2 → 有能力用计算机技术帮助部分人从重复劳动中解放出来，让人专注与创新
O (季度目标) 获得上升专业领域的算法岗入场劵
- KR 1 → 获得上升行业的算法暑期实习
- KR 2 → 通过 Google 的 KictStart
- KR 3 → 完成导师给出的论文要求，让老师同意实习
O (月目标) 完成 ACMMM 的论文投递（反面事例，这个 O 是任务而不是目标）
- KR 1 → 完成老师认可的 Abstract 和 Introduction
- KR 2 → 在 Exp 中体现自己的模型的XXXX (保密)
- KR 3 → 全文无语法错误，书写符合科技论文的要求

这么做提高了容错率，也给了你提供了矫正的机会。如果这次的短期 OKR 设置的不好，偏离了路线，问题不大，下个月修正就好了。你看，这么做还进行了风险控制。值得强调的是 OKR 是一种强人的工具，他要求你不停的去挑战自我，完成目标的 70%，低了表示你高估了自己的能力或发生了没考虑到的问题，低了表示你过于安于现状，或者低估了自己。

GTD 时间管理

那么这些和 GTD 有什么关系呢。我们可以看到，GTD 是完成任务，而 OKR 是相对更高层的规划。同时 OKR 中的每一项又有着自己的 DDL。这就很适合和 GTD 结合。

Things APP 的设计理念：（你可以用自己趁手的工具）

Things 的作用 1：收集任务，结合 shortcut 收集网页，自己脑子一闪而过的想法
Things 的作用 2：外置内容，让过去的我来计划好未来的我的内容
Things 的作用 3：让我划分任务到当前 OKR 中间的任务，任务集中于完成我的周期目标

GTD 的工作流如下：

准备工作：日常经常反思（至少一个月一次），查看自己是否按照制定的 OKR 在前进，将 KR 的目标在 Things 中设定为项目区域（左侧的小方框）。这么做代表着责任的划分，代表着我要做的事情是为了完成某项 KR。为了不成为工作狂，我在左侧还加入了爱好这一责任分区。
早晨：查看当天要做的内容 -> 在 Things 这个软件中的今天栏目（一件一件往下做）原则为：这个列表只能添加，不能重新回到其他列表
晚上：查看当天完成的内容，并准备第二天的内容 -> 在 Things 的左侧项目栏目中选择任务原则为：
- 根据情况选择不同项目区域中的任务加入当天列表，并预估完成所需时间
- 查看当天任务完成情况，包含不同实际用时和预测用时番茄数的差别，查看当天的时间分配是否合理
其他时间：快速添加脑子中闪过要做的事情添加到收集栏目中 -> 通过手机或电脑添加任务到 things 收件箱中原则为：
- 快速，准确的描述想要做的任务即可
- 在等电梯等零碎时间，查看收件箱的内容对收件箱进行如下6个操作
  1. 删除：一时冲动加进来的，现在看起来毫无价值
  2. 将来 / 可能：这些事情将来可能去做，但不会现在做，就加入到 Things 的 Sometime 中，每天晚上看看要不要加入到当天列表。
  3. 等待。这件事情需要派别人完成，就立刻去做，然后加上一个时间提醒（Things 会自动移出 Inbox）。
  4. 下一步行动。如果需要亲自完成，若为 2 分钟以内能做完的，立刻做完，若两分钟以上，移到当天要做的任务中
  5. 下一步行动中很复杂的任务，移动到对应的项目区域，之后定期回顾处理

其他注意事项

注意自己的时间颗粒度，即分配时间的时间块，从半小时做起，慢慢减少。
注意自己的时间中，学习，生活，身体管理，这三方面的平衡。
注意自己在每个时间块中间的时间利用率

ChangeLog

2018-11-27 : 初次总结
2020-05-08：添加新的思考，融入 OKR 思想